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KI-Schulung für Mitarbeitende: Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, mit Regel und Nachweis

Wir bringen Ihren Mitarbeitenden bei, wo KI im Arbeitsalltag hilft und wo ihre Grenzen liegen. Damit erfüllen Sie zugleich die KI-Kompetenzpflicht nach EU AI Act Art. 4.

Woran Sie es merken

In den meisten Betrieben benutzen inzwischen einige Leute KI. Nur weiß niemand genau, wer, wofür und mit welchen Daten. Nach einer Befragung des IW Köln nutzen 29,1 % der Beschäftigten im Beruf KI-Anwendungen, die ihr Arbeitgeber nie freigegeben hat. Das ist keine Disziplinfrage. Es fehlt die Auskunft darüber, was erlaubt ist und was ein Werkzeug taugt.

Woran Sie es merken: Die Disposition schreibt Kundenmails mit einem privaten Konto. In der Buchhaltung fragt jemand, ob man die Rechnung “da reinladen” darf, und niemand weiß es. Die Geschäftsführung bekommt eine Präsentation mit Zahlen, die aus einem Chat stammen, ohne Quelle. Und eine Absage an einen Bewerber hat ein Werkzeug geschrieben, ohne dass jemand sie gelesen hat.

Was das kostet: Kundendaten liegen bei einem Anbieter, mit dem kein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Ergebnisse werden übernommen, ohne geprüft zu werden. Und die Pflicht aus Art. 4 der KI-Verordnung bleibt unerfüllt, obwohl KI längst im Einsatz ist. Laut Bitkom Research halten 66 % der Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten für gering, und ein Viertel schult gar nicht.

Zwei Dinge fehlen dann gleichzeitig: Sicherheit im Umgang und ein Urteil darüber, wann KI der falsche Weg ist. Das zweite spart mehr Geld als das erste.

Was Art. 4 verlangt und was nicht

Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt, unter Berücksichtigung von Kenntnissen, Erfahrung und dem Zusammenhang, in dem die Systeme eingesetzt werden. Betreiber ist jeder Betrieb, der ein KI-System im Beruf einsetzt, auch ein Chatwerkzeug aus dem Internet.

Vorgeschrieben ist keine Stundenzahl, kein Zertifikat und keine Prüfung. Verlangt wird, dass Sie es getan haben und belegen können, wer wann wozu geschult wurde. Das ist weniger, als Anbieter von Zertifikatskursen behaupten, und mehr als eine Rundmail.

Wie wir vorgehen

  1. Bestandsaufnahme. Welche Werkzeuge werden benutzt, mit welchen Daten, von wem. Anonym abgefragt, nicht kontrolliert. Das Ziel ist die Regel, nicht die Abmahnung.
  2. Ein Termin für die Fachbereiche, an ihren eigenen Vorgängen. Die Gruppe bringt ihre Fälle mit, und was am Ende steht, ist an diesen Fällen geprüft: Wo hilft es, wo schadet es, woran erkennt man den Unterschied, und welche Daten dürfen hinein.
  3. Ein kurzer Termin für Entscheidende, zu Kosten, Grenzen und Pflichten: Art. 4 und Art. 50 der KI-Verordnung, Auftragsverarbeitung, wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig wird, und wo der Betriebsrat nach § 87 BetrVG mitbestimmt.
  4. Eine interne Regel auf einer Seite, mit den freigegebenen Werkzeugen, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
  5. Die Dokumentation zur KI-Kompetenz nach Art. 4: wer wann zu welchen Werkzeugen und Grenzen geschult wurde.
  6. Eine Stelle für Rückfragen und ein Folgetermin, an dem die echten Fälle wieder auf den Tisch kommen. Das ist der Teil, der über den Tag hinaus wirkt.

Ein Beispiel: die Disposition

Albers Logistik, ein Spediteur im Raum Düsseldorf, findet in der Bestandsaufnahme drei Werkzeuge im Einsatz, eines davon über private Konten, und Kundennamen samt Frachtpreisen in den Eingaben.

Im Termin bringt die Disposition drei Fälle mit. Eine Kundenmail formulieren: hilft, mit der Regel, dass Kundendaten nur in das freigegebene Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen. Frachtpapiere prüfen: schadet, weil das Modell Zahlen und Gewichte nicht verlässlich liest. Das bleibt Handarbeit. Eine lange Ausschreibung zusammenfassen: hilft, mit der Regel, dass jede übernommene Aussage am Original geprüft wird.

Am Ende ist ein Werkzeug freigegeben, zwei sind abgeschafft, die Regel steht auf einer Seite, und die Dokumentation liegt vor. Beim Folgetermin kommen die Fälle wieder auf den Tisch, und die Regel wird um das ergänzt, was sich in der Zwischenzeit als Frage ergeben hat.

Voraussetzungen und Grenzen

Es braucht eine Entscheidung, welche Werkzeuge freigegeben werden, und die Bereitschaft, Lizenzen mit Auftragsverarbeitungsvertrag zu bezahlen. Kostenlose Konten haben in der Regel keinen. Es braucht Zeit der Fachbereiche für einen Termin an ihren Fällen. Und wo es einen Betriebsrat gibt, gehört er von Anfang an dazu.

Grenzen: Eine Schulung macht aus niemandem einen Entwickler, und sie ersetzt nicht die Einstufung eines KI-Systems, das Sie selbst betreiben. Sie ersetzt auch keine Rechtsberatung. Wir sagen, wo eine nötig wird.

Sie lohnt sich nicht, wenn im Haus weder ein Werkzeug noch ein Vorhaben da ist. Dann gehört zuerst die Frage geklärt, wo sich KI überhaupt rechnet. Und ein Verbot ist keine Alternative: Die Nutzung wandert dann auf private Geräte, und der Überblick geht ganz verloren.

Abgrenzung zu den Nachbarleistungen

  • Potenzialanalyse: wählt die Prozesse aus. Enablement befähigt die Menschen. Die Bestandsaufnahme der KI-Nutzung ist Teil von beidem.
  • KI-Agenten und Prozessautomatisierung: Für Systeme, die wir bauen, gehört die Einweisung zum Projekt. Enablement gilt den Werkzeugen, die Ihre Mitarbeitenden selbst benutzen.
  • Wissenssysteme: Wer Antworten mit Fundstelle bekommt, muss wissen, wie er die Fundstelle prüft. Das ist Teil der Schulung.

Der nächste Schritt

Wenn KI bei Ihnen bereits benutzt wird, ohne dass es geregelt ist, lohnt sich das sofort. Wenn noch nichts läuft, gehört es hinter die Potenzialanalyse und vor die erste Umsetzung. Beides klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten.

Häufige Fragen

Für wen ist das gedacht?
Für die Menschen, die den Prozess machen, und für die, die entscheiden. Beide brauchen unterschiedliche Dinge: die einen den sicheren Umgang im Alltag, die anderen ein Urteil darüber, was ein Vorhaben kostet und was es nicht kann.
Ist das eine Schulung oder eine Begleitung?
Beides, und die Begleitung ist der Teil, der wirkt. Ein Schulungstag ohne die Wochen danach führt dazu, dass drei Leute weitermachen und der Rest zurückfällt. Wir arbeiten deshalb an Ihren echten Vorgängen weiter, nicht an Übungsaufgaben.
Was ist mit der KI-Kompetenz nach EU AI Act?
Art. 4 der KI-Verordnung verlangt von Anbietern und Betreibern, nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Wir halten schriftlich fest, wer wann zu welchen Werkzeugen und Grenzen geschult wurde, damit Sie das belegen können. Was darüber hinaus für Ihre Rollen nötig ist, klären wir mit Ihnen, nicht pauschal.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen und welche nicht, wer im Zweifel entscheidet, und dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden. Dazu die Stelle, an der ein neues Werkzeug beantragt wird. Das passt auf eine Seite, und mehr als eine Seite wird nicht gelesen.
Brauchen wir interne Regeln dafür?
Ja, und zwar kurze. Eine Seite, die sagt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen und wer im Zweifel entscheidet, wird gelesen. Eine Richtlinie über zwanzig Seiten wird abgeheftet.
Können wir die Werkzeuge einfach verbieten?
Sie können es versuchen. In der Praxis wandert die Nutzung dann auf private Geräte und Konten, und Sie verlieren den Überblick ganz. Eine kurze Regel mit freigegebenen Werkzeugen wirkt besser als ein Verbot, das niemand kontrollieren kann.
Potenzial kostenlos prüfen