Branche Immobilien

KI in der Hausverwaltung, die das Telefon entlastet.

KI in der Hausverwaltung: Mieteranrufe annehmen, Schäden aufnehmen, Nebenkostenfragen und Exposés vorbereiten. Ihr Team entscheidet.

Kostenloses ErstgesprächVorhaben besprechen
Fassade eines Mehrfamilienhauses mit Balkonen in warmem LichtHandwerker repariert ein Altbaufenster in einer WohnungInnenhof einer Wohnanlage mit Bänken, Bäumen und Balkonen
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Ihr Team verwaltet nicht mehr, es nimmt Anrufe an. Zwischen Telefon, Mieterpostfach, Verwaltungssoftware und Handwerkern geht der Tag verloren, bevor die eigentliche Verwaltung beginnt.

  • Mieterservice

    Das Telefon bestimmt den Tag.

    Am Montagmorgen sind alle Leitungen belegt, und die Hälfte der Anrufer will nur wissen, ob ihre Meldung angekommen ist.

  • Technik

    Schadenmeldungen kommen ohne das Wichtigste.

    Eine Meldung lautet "Wasser im Bad", und erst drei Rückrufe klären, welche Wohnung, wie schlimm und ob schon ein Handwerker da war.

  • Buchhaltung

    Nach der Abrechnung kommen die Fragen.

    Nach dem Versand der Nebenkostenabrechnungen treffen wochenlang dieselben fünf Fragen per Mail und Telefon ein.

  • Vermietung und Vertrieb

    Exposés entstehen nach Feierabend.

    Eckdaten, Grundriss und Energieausweis liegen bereit, das Exposé aber wartet, weil niemand Zeit zum Schreiben hat.

Was Warten kostetVerwaltungen finden kaum Personal, viele nehmen schon keine neuen Objekte mehr an. Jede Stunde, die heute am Telefon und mit Abtippen verloren geht, fehlt bei Objekten, Eigentümern und Wachstum.

Die Lage in Zahlen

Wo die Branche heute steht.

Was Verbände und Studien über KI in der Branche sagen. Jede Zahl mit ihrer Quelle.

  • 70 %

    Die Verwaltungen arbeiten am Limit.

    Sieben von zehn Immobilienverwaltungen melden eine Überlastung ihrer Mitarbeitenden, ein Drittel sogar eine starke. 14 Prozent nehmen gar keine neuen Mandate mehr an.

    VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025

  • 82 %

    Mieter greifen zum Telefon.

    Mehr als acht von zehn Mietern erreichen ihre Hausverwaltung per Anruf. Apps und Portale nutzt nur ein Prozent. Das Telefon bleibt der Hauptkanal, auch für Dringendes.

    Bitkom, Presseinformation vom 23.01.2026

  • 1,1 Mio.

    Leitungswasserschäden im Jahr.

    So viele Leitungswasserschäden an Wohngebäuden haben die Versicherer 2024 reguliert, mit einem Aufwand von rund 4,9 Milliarden Euro. Jeder einzelne beginnt mit einer Meldung, die aufgenommen und gesteuert werden muss.

    GDV, Schadenentwicklung Verbundene Wohngebäudeversicherung

  • 20 %

    Erst jede fünfte Verwaltung nutzt KI.

    Rund ein Fünftel der Verwaltungen setzt KI-Werkzeuge bereits ein, ein weiteres Drittel bereitet den Einstieg vor.

    VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025

Wo KI Arbeit abnimmt

Was sich an Ihren Arbeitsplätzen ändert.

Keine Experimente, sondern Abläufe, die bei Ihnen jeden Tag Zeit kosten. Jede Anwendung arbeitet in den Systemen, die Sie schon haben.

Jeder Anruf wird angenommen, auch der um 22 Uhr.

Heute

AnrufeMontag
  • Unbekannt07:52Verpasster Anrufkeine Nachrichtverpasst
  • Herr Brandt08:05Mailbox: Heizung kaltRosenweg 8, ruft nochmal anRückruf
  • Herr Brandt08:31Verpasster Anruf3. Versuchverpasst
  • Leitungen sind belegt, Mieter versuchen es dreimal.
  • Notizen landen auf Zetteln oder im Kopf.
  • Nach Feierabend läuft nur die Bandansage.

Mit KI

TelefonassistentAnruf 08:05
Herr Brandt00:42
  1. Herr BrandtBei uns ist seit gestern Abend die Heizung kalt, im ganzen Haus.
  2. AssistentDanke, Herr Brandt. Ich habe einen Heizungsausfall für Rosenweg 8 aufgenommen und an die Haustechnik gegeben. Sie bekommen heute bis 10 Uhr einen Rückruf.
  • Der Telefonassistent nimmt jeden Anruf an und fragt nach Objekt und Anliegen.
  • Notfälle gehen sofort an den Bereitschaftsdienst.
  • Alles andere liegt als Vorgang in der Verwaltungssoftware.

Jeder Anruf landet als Vorgang, und Ihr Team ruft mit allen Angaben zurück.

Diesen Fall besprechenZur Anwendung

Aus "Wasser im Bad" wird ein Auftrag, den der Handwerker versteht.

Heute

SchadenmeldungenPosteingang
  • Frau Kaya07:40Wasser im Badbitte dringend melden
  • Hausmeister Lenz09:12Lindenallee 12, Fleck im FlurFoto folgt
  • Frau Kaya11:03AW: Wasser im BadWohnung 7, 2. OGRückfrage
  • Meldungen kommen per Mail, Telefon und Zettel im Briefkasten.
  • Für Fotos, Ort und Ausmaß sind Rückrufe nötig.
  • Der Auftrag an den Handwerker wird von Hand geschrieben.

Mit KI

Auftrag HA-26-0412Lindenallee 12, WE 07
  1. SchadenFeuchte Wand, Bad und Flur3 Fotos
  2. GewerkSanitär, LeckortungRahmenvertrag
  3. Dringlichkeitbinnen 24 Std.hoch

Auftrag zur Freigabe bereit

  • Die KI fragt nach Ort, Ausmaß und Fotos und ordnet die Wohnung zu.
  • Sie schätzt die Dringlichkeit und schlägt das Gewerk vor.
  • Den Auftrag gibt die Objektbetreuung frei.

Der Handwerker weiß vorher, was ihn erwartet.

Diesen Fall besprechenZur Anwendung

Die Abrechnung ist verschickt. Jetzt kommen die Fragen.

Heute

Abrechnung 2025Lindenallee 12, WE 07

Abrechnungszeitraum 01.01. bis 31.12.2025

Ihr Anteil nach Wohnfläche: 68,4 von 1.240 m²

Grundsteuer 412,30 €

Hauswart 618,90 €

Müllabfuhr 286,10 €

Gesamt 2.391,40 €, Vorauszahlungen 2.160,00 €

Nachzahlung 231,40 €

  • Positionen und Umlageschlüssel werden stichprobenhaft geprüft.
  • Jede Rückfrage braucht den Blick in Belege und Verträge.
  • Dieselbe Frage wird hundertmal einzeln beantwortet.

Mit KI

PrüfungWE 07, 2025
  1. UmlageschlüsselWohnfläche, wie Mietvertragpasst
  2. Hauswartenthält Reparatur 96,00 €nicht umlagefähig
  3. Müllabfuhr+18 % zum VorjahrGebührenbescheid

1 Korrektur für die Buchhaltung

  • Die KI prüft jede Abrechnung gegen Vorjahr, Schlüssel und Umlagefähigkeit.
  • Rückfragen beantwortet sie mit Beleg und Position.
  • Korrekturen gibt die Buchhaltung frei.

Weniger Widersprüche, schnellere Antworten mit Beleg.

Diesen Fall besprechenZur Anwendung

Die Daten sind da. Das Exposé fehlt noch.

Heute

Objekt OB-2611Unterlagen
  1. Eckdaten3 Zimmer, 78 m², 2. OGvorhanden
  2. Fotos und Grundriss14 Fotos, 1 Grundrissvorhanden
  3. Exposétextnoch nicht begonnenoffen
  • Eckdaten stehen in der Software, Fotos im Ordner, der Energieausweis als PDF.
  • Der Text wird jedes Mal neu geschrieben.
  • Pflichtangaben fehlen, wenn es schnell gehen muss.

Mit KI

Exposé OB-2611Entwurf

Altbau mit Dielen und hohen Fenstern

Drei Zimmer auf 78 m², das Wohnzimmer mit dreiflügeligem Sprossenfenster zum ruhigen Hof.aus Fotos

Küche und Bad wurden 2022 erneuert.

Verbrauchsausweis, 128 kWh/(m²·a), Gas, Baujahr 1908, Klasse DPflichtangaben

Besichtigungen nach Vereinbarung.

  • Die KI schreibt den Entwurf aus Eckdaten, Grundriss und Fotos.
  • Sie prüft die Pflichtangaben aus dem Energieausweis.
  • Makler oder Vermietung prüfen und veröffentlichen.

Das Objekt geht schneller online, mit vollständigen Pflichtangaben.

Diesen Fall besprechenZur Anwendung

So arbeiten wir

Von der KI-Strategie bis in den Arbeitsalltag.

Erst klären, dann bauen, dann betreiben. Jede Phase hat einen festen Preis, und nach jeder entscheiden Sie neu.

  1. Kostenloses Erstgespräch

    In 30 Minuten verschaffen wir uns einen ersten Eindruck von Ihrem Betrieb und klären, ob sich eine KI-Strategie lohnt.

  2. KI-Strategie

    An einem Arbeitstag gehen wir Ihre Prozesse mit Ihnen und Ihren Mitarbeitenden an echten Beispielen durch. Daraus entsteht Ihre priorisierte Roadmap: was zuerst kommt, was warten kann und wovon Sie besser die Finger lassen.

  3. Pilot & Umsetzung

    Der erste Anwendungsfall läuft nach wenigen Wochen im echten Betrieb, zum Festpreis und mit Abnahmekriterien, die vorab schriftlich stehen. Gebaut direkt in Ihren Systemen.

  4. Betrieb & Weiterentwicklung

    Wir übernehmen Monitoring, Modellpflege und den Abgleich mit neuen Vorschriften wie dem EU AI Act, und bauen den nächsten Fall auf derselben Basis.

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

Anwendungen für Ihre Branche

Wo wir in Ihrer Branche ansetzen.

Anwendungen, die wir für diese Branche ausgewählt haben, jeweils in den Systemen, die Sie schon nutzen.

Compliance von Anfang an

KI, die Ihre Compliance nicht zum Problem macht.

Verarbeitung in deutschen Rechenzentren, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ab Tag eins und für jeden Anwendungsfall die Einstufung nach EU AI Act, dokumentiert, bevor etwas produktiv geht.

Kostenloses ErstgesprächVorhaben besprechen

  • Deutschland

    Hosting und Verarbeitung

    Betrieb in deutschen Rechenzentren mit AVV oder direkt in Ihrer eigenen Infrastruktur.

  • DSGVO

    AVV nach Art. 28

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und technisch-organisatorische Maßnahmen liegen vor, bevor die erste Zeile Code entsteht.

  • EU AI Act

    Transparent und dokumentiert

    Wir stufen jedes KI-System nach Risikoklasse ein und dokumentieren Zweck, Datenquellen und Grenzen auditfähig.

  • Freigabe

    Mensch entscheidet

    Ein Agent schlägt vor, Ihr Team entscheidet. Was verbindlich nach außen geht, etwa bei Angeboten, prüft vorher ein Mensch.

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Häufige Fragen

Was wir oft gefragt werden.

Die Fragen, die in fast jedem Erstgespräch kommen, mit unseren ehrlichen Antworten.

Wo fängt eine Hausverwaltung mit KI an?

Meist am Telefon oder im Mieterpostfach, denn dort entsteht die meiste Unterbrechung. Die KI-Strategie zeigt, welcher Fall sich bei Ihrem Bestand zuerst rechnet.

Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?

In der Regel ja. Gängige Programme wie Domus, Karthago, wodis, Immoware24 oder casavi haben Schnittstellen oder Exporte. Was nicht angebunden werden kann, klären wir in der KI-Strategie, bevor Kosten entstehen.

Entscheidet die KI über Aufträge oder Abrechnungen?

Nein. Sie nimmt auf, prüft und bereitet vor. Handwerkeraufträge, Korrekturen an Abrechnungen und Antworten an Mieter gibt Ihr Team frei.

Was passiert bei einem Notfall außerhalb der Bürozeiten?

Der Telefonassistent erkennt Notfälle wie Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter oder Gasgeruch nach Ihren Regeln und verbindet sofort mit dem Bereitschaftsdienst. Bei Gasgeruch nennt er zuerst die Notrufnummer.

Wie gehen Sie mit Mieterdaten um?

Wir betreiben die Lösung in deutschen Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Umgebung, legen jeden Datenfluss vorab offen und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Anrufer werden zu Beginn informiert, dass ein Assistent das Gespräch führt.

Lohnt sich KI auch für kleinere Hausverwaltungen?

Gerade dort, wo wenige Leute viele Einheiten betreuen. Die KI-Strategie zeigt, ob sich ein Fall bei Ihrer Zahl an Einheiten rechnet.

Wie verhindern Sie falsche Auskünfte der KI?

Die KI antwortet nur aus Ihren Unterlagen, etwa Mietvertrag, Abrechnung und Hausordnung, und zeigt die Quelle. Findet sie keine, sagt sie das und gibt den Fall an Ihr Team.

Sieht über die KI jeder alle Objekte und Mieterdaten?

Nein. Die KI übernimmt die Berechtigungen aus Ihren Systemen. Wer ein Objekt heute nicht sehen darf, sieht es auch über die KI nicht.

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Der nächste Schritt

Finden wir heraus, wo sich KI bei Ihnen auszahlt.

30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.

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