Großhandel · Finanzen & Verwaltung

Geprüft wird die Abweichung, nicht jede Rechnung.

Rechnungsprüfung mit KI: Jede Eingangsrechnung wird Zeile für Zeile mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Ihre Buchhaltung prüft die Abweichungen.

Kostenloses ErstgesprächDiesen Fall besprechen
Abgleich RE-2026-88123Kessler Armaturen
  1. Pos. 1 MengeRechnung 120, Wareneingang 110Abweichung
  2. Fracht 45,00 €frei Haus vereinbartnicht vereinbart
  3. Pos. 2 Preis17,20 € wie bestelltpasst
WareneingangFoto aus dem Lager
Foto aus dem Wareneingang: Lieferschein mit handschriftlich eingetragenen Mengen auf einem Klemmbrett, das auf einem Karton liegtGezählte MengenLS 4471 · Pos. 1: 110 Stk.
WE-26-4471 zu EK-26-0815gelesen 96 %

Wo heute Zeit verloren geht.

  1. 96 %

    der Unternehmen bekommen Rechnungen per Mail

    Und 93 Prozent zusätzlich per Post. Wer Rechnungen prüft, arbeitet mit PDF, Papier und E-Rechnung nebeneinander.

    Bitkom, Presseinformation vom 03.12.2024

  2. Die Abweichung steckt im Detail

    Teillieferung, geänderter Preis, Frachtpauschale, falscher Rabatt. Wer sie finden will, legt Rechnung, Bestellung und Wareneingang Zeile für Zeile nebeneinander.

  3. Der Wareneingang ist auf Papier

    Die gezählte Menge steht auf dem Lieferschein im Lager. Bis er in der Buchhaltung ist, liegt die Rechnung schon eine Woche, und das Skonto läuft ab.

Ein Fall, Schritt für Schritt.

RechnungseingangBuchhaltung
  • Kessler Armaturen08:02Rechnung RE-2026-88123zu EK-26-0815, 2 PositionenZUGFeRD
  • Rohrwerk Sauerland08:17Rechnung 2026-1194zu EK-26-0790, 14 PositionenXRechnung
  • Spedition Haas08:40Frachtrechnung Septemberohne BestellbezugPDF

Rechnungen kommen in jedem Format.

XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder gescanntes Papier. Die KI liest Lieferant, Bestellnummer, Positionen, Fracht, Rabatte und Zahlungsbedingungen aus.

Ihr Team entscheidet

Welche Postfächer und Lieferanten angebunden werden.

WareneingangLieferschein LS 4471
Foto aus dem Wareneingang: Lieferschein mit handschriftlich eingetragenen Mengen auf einem Klemmbrett, das auf einem Karton liegtGezählte MengenLS 4471 · Pos. 1: 110 Stk.
WE-26-4471 zu EK-26-0815gelesen 96 %

Auch der Lieferschein aus dem Lager wird gelesen.

Ist der Wareneingang nicht vollständig im ERP gebucht, liest die KI das Foto oder den Scan des Lieferscheins mit den gezählten Mengen und ordnet ihn der Bestellung zu.

Ihr Team entscheidet

Ob der Wareneingang im Lager oder in der Buchhaltung bestätigt wird.

Abgleich RE-2026-88123EK-26-0815
  1. Pos. 1 MengeRechnung 120, Wareneingang 110Abweichung
  2. Pos. 1 Preis11,80 € wie bestelltpasst
  3. Pos. 240 Stück zu 17,20 €passt
  4. Fracht 45,00 €Bestellung: frei Hausnicht vereinbart

Differenz 163,00 € netto

Rechnung, Bestellung und Wareneingang, Zeile für Zeile.

Menge gegen gezählte Menge, Preis gegen Bestellung und Kontrakt, Fracht und Rabatt gegen die Konditionen. Was passt, ist grün. Was nicht passt, steht mit Beleg daneben.

Ihr Team entscheidet

Welche Toleranzen gelten, etwa bei Rundung oder Kleinstbeträgen.

Rückfrage RE-2026-88123Kessler Armaturen
BestellungEK-26-0815
WareneingangWE-26-4471
Pos. 110 Stück berechnet, nicht geliefert
FrachtLieferung frei Haus vereinbart
Skonto bis09.10.2026
Zur Freigabe

Buchung oder Rückfrage liegen bereit.

Passt alles, liegt der Buchungsvorschlag mit Skontofrist bereit. Bei Abweichungen formuliert die KI die Rückfrage an den Lieferanten oder schlägt eine Gutschriftsanforderung vor.

Ihr Team entscheidet

Ob gebucht, gekürzt oder beim Lieferanten nachgefragt wird.

Was es bringt und woran es anschließt.

Integriert sich in Ihre Systeme

Wer was übernimmt.

Das übernimmt die KI

  • Liest Rechnungen in jedem Format
  • Liest Lieferscheine aus dem Wareneingang
  • Gleicht Menge, Preis, Fracht und Rabatt ab
  • Bereitet Buchung oder Rückfrage vor

Das entscheidet Ihr Team · Buchhaltung

  • Legt Toleranzen und Freigabegrenzen fest
  • Entscheidet bei Abweichungen
  • Klärt mit dem Lieferanten
  • Gibt Buchung und Zahlung frei

Das übernimmt die KI

  • Zeigt Preisabweichungen gegen Bestellung und Kontrakt mit Beleg
  • Entwirft die Rückfrage an den Lieferanten
  • Schlägt bei Abweichungen eine Gutschriftsanforderung vor

Das entscheidet Ihr Team · Einkauf

  • Klärt Preis- und Mengenabweichungen mit dem Lieferanten
  • Entscheidet über Gutschrift oder Nachlieferung
  • Hält Kontrakte und Konditionen im ERP aktuell

Für wen es passt.

Passt, wenn

  • Viele Rechnungen gehören zu einer Bestellung
  • Bestellung und Wareneingang stehen im ERP oder auf dem Lieferschein im Lager
  • Abweichungen bei Menge, Preis oder Fracht kommen regelmäßig vor
  • Rechnungen kommen per Mail, als E-Rechnung oder auf Papier

Passt eher nicht, wenn

  • Die meisten Rechnungen haben keinen Bestellbezug, etwa Miete oder Dienstleistungen
  • Es kommen nur wenige Rechnungen im Monat
  • Bestellungen werden nicht im ERP erfasst

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen dazu.

Die Fragen, die zu diesem Anwendungsfall fast immer kommen.

Bucht die KI Rechnungen selbst?

Standard ist der Buchungsvorschlag, den die Buchhaltung freigibt. Für Rechnungen, bei denen alles passt, können Sie eine Automatik bis zu einem Betrag festlegen. Diese Grenze bestimmen Sie.

Brauchen wir das noch, wenn alle Rechnungen als E-Rechnung kommen?

Ja. Die E-Rechnung macht das Auslesen leichter, aber sie prüft nicht, ob Menge, Preis und Fracht zu Bestellung und Wareneingang passen. Genau diesen Abgleich übernimmt die KI.

Was ist mit Rechnungen ohne Bestellung, etwa für Fracht oder Dienstleistungen?

Die KI ordnet sie nach Lieferant, Kostenstelle und früheren Buchungen zu und schlägt Kontierung und Freigeber vor. Freigegeben wird nach Ihrem bestehenden Freigabeweg.

Weitere Anwendungen

Der nächste Schritt

Finden wir heraus, wo sich KI bei Ihnen auszahlt.

30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.

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