Dubletten werden gefunden und zusammengeführt, Schreibweisen und Einheiten vereinheitlicht. Auswertungen beginnen nicht mehr mit Handarbeit.
ERP, CRM, Excel und Dateiablage fließen in eine Datenbasis, die regelmäßig nachgezogen wird. Niemand pflegt eine Kopie von Hand.
Abschnitte mit Quelle, Version, Gültigkeit und Leserecht. Altstände bleiben draußen, Rechte bleiben erhalten.
Füllgrad, Dubletten und Widersprüche je Feld, vorher und nachher. Danach prüfen feste Regeln jede Synchronisation.
50 %
Kunden stehen im ERP, im CRM und in der Excel-Liste des Vertriebs, Artikel zusätzlich im Lieferantenkatalog. Jede Quelle schreibt sie etwas anders, keine ist vollständig, und jede Auswertung beginnt mit Handarbeit.
Bitkom, Sept. 2026: Die Hälfte der Unternehmen, die KI nutzen, nennt die Datenaufbereitung einen großen Kostentreiber (603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten)60 %
Der Anwendungsfall war klar, aber die Felder waren leer, doppelt oder widersprüchlich. Das Modell war nie das Problem.
Gartner, Feb. 2025, Prognose: Bis Ende 2026 geben Unternehmen 60 % der KI-Projekte auf, die nicht auf KI-taugliche Daten gestützt sind (248 Befragte)Handbücher und Richtlinien liegen in mehreren Versionen auf Laufwerken und in SharePoint. Ohne Version, Gültigkeit und Leserecht an jedem Abschnitt antwortet ein Wissenssystem aus dem falschen Stand oder zeigt, was die Person nicht lesen darf.
Zusammenführen
Wir lesen ERP, CRM, Excel-Listen und Ablagen über Schnittstelle oder Export und gleichen die Einträge ab. Was zusammengehört, wird ein Datensatz; welche Quelle für welches Feld führt, entscheidet Ihr Team.
Bereinigen
Wir füllen Pflichtfelder, vereinheitlichen Schreibweisen und Einheiten und legen fest, welche Regeln jedes Feld erfüllen muss. Was nie erfasst wurde, benennen wir, statt es zu erfinden.
Adressen, Einheiten, Datumsformate und Bezeichnungen in eine Form. Aus "Stk.", "St" und "Stück" wird eine Einheit.
Gleiche USt-IdNr., ähnlicher Name, andere Nummer: Das System schlägt vor, Ihr Team entscheidet, welcher Datensatz führt.
Pflichtfelder, Formate und Plausibilitäten laufen bei jeder Synchronisation mit. Verstöße landen in einer Liste, nicht im ERP.
Geprüft bei jeder Synchronisation
USt-IdNr. vorhanden und im gültigen FormatRegel 1
Postleitzahl passt zum OrtRegel 2
14 Verstöße seit gesternzur Prüfung
Für Wissenssysteme
Handbücher, Richtlinien und Vorgänge zerlegen wir in Abschnitte, die eine Frage für sich beantworten können. Jeder trägt Quelle, Version, Gültigkeit und Leserecht, und eine Synchronisation hält den Stand aktuell.
Richtlinien und Handbücher
Richtlinie Gewährleistung v3.docxaktuell
Richtlinie Gewährleistung v2.docxAltstand
Wartungshandbuch HX-200.pdf84 Seiten
4. Fristen
Gewährleistung 24 Monate ab Abnahme.Abschnitt 1
Version 3, gültig ab 01.03.2026, Leserecht Servicemitgenommen
Version 2 aus 2024ersetzt, nicht im Index
Ansätze
Datenaufbereitung braucht selten ein großes Werkzeug. Welcher Weg passt, hängt von Ihren Systemen, der Datenmenge und davon ab, wer es später pflegt.
Unser Stack, in Deutschland betrieben
Managed, Microsoft
Open Source oder Cloud, Synchronisation
Selbst gehostet, Workflow-Automatisierung
Im vorhandenen System
Das übernimmt das System
Das übernimmt Ihr Team
Daten & Dokumente
Stecken die Daten erst in Scans, PDFs, Zeichnungen oder Verträgen? Dann liest Document Intelligence sie aus, und hier geht es mit den Feldern weiter.
Sollen aus den aufbereiteten Texten Fragen beantwortet werden, mit Fundstelle? Dann ein Wissenssystem auf dieser Grundlage.
Sollen saubere Datensätze immer denselben Weg zwischen CRM, ERP und Freigabe gehen? Dann eine Workflow-Automatisierung.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden System. Jede Phase steht für sich, keine bindet Sie an die nächste.
kostenlos
30 Minuten. Wir klären, wo KI bei Ihnen ansetzt und ob sich eine KI-Strategie lohnt.
1.990 €
KI-Strategie für den Mittelstand: welche Ihrer Prozesse sich für KI eignen, was die Umsetzung kostet und einbringt, und wo sich der Aufwand nicht lohnt.
ab 5.000 €
KI-Pilot zum Festpreis: ein Anwendungsfall, fester Umfang, Abnahmekriterien vorab schriftlich. Gebaut in Ihren Systemen, getestet mit Ihren Daten.
ab 20 % p. a.
Betrieb von KI-Systemen: Hosting in Deutschland, Monitoring, Modell- und Prompt-Pflege, laufende Messung und der nächste Anwendungsfall auf derselben Basis.
Häufige Fragen
Die Fragen, die dazu fast immer kommen.
Am Anwendungsfall, nicht abstrakt. Wir sehen uns die Felder an, die er braucht: Sind sie gefüllt, sind sie einheitlich, gibt es sie in allen beteiligten Systemen unter derselben Kennung. Was fehlt, benennen wir mit dem Aufwand, es zu füllen.
Nein, aber es ist eine Aufgabe mit Aufwand. Wir benennen vor dem Bauen, was fehlt, was doppelt ist und was sich widerspricht. Eine Auswertung auf unklaren Daten ist schlimmer als keine, weil ihr geglaubt wird.
Dann liest Document Intelligence sie zuerst aus, Feld für Feld und mit Sicherheitswert. Hier geht es weiter: Die gelesenen Felder werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen und in die gemeinsame Datenbasis übernommen.
Über eine Synchronisation, die Änderungen aus den Quellen nachzieht, je nach Quelle stündlich, nächtlich oder bei jeder Änderung. Die Qualitätsregeln laufen dabei jedes Mal mit, und ersetzte oder gelöschte Dokumente werden auch aus dem Wissenssystem entfernt.
Nicht am Anfang. Der Einstieg ist eine Frage aus zwei, drei Quellen oder ein Stammdatenbereich wie Kunden oder Artikel. Ein Warehouse lohnt sich, wenn mehrere Bereiche dieselben Zahlen unterschiedlich berechnen. Dann ist es die Lösung und nicht der Einstieg.
In Ihren Systemen oder in einer Umgebung, die Ihnen gehört. Verarbeitung in deutschen Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Infrastruktur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bevor Daten fließen.
Der nächste Schritt
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
