KI in bestehende Systeme integrieren, ohne Systemwechsel

Woran Sie es merken

Der Teil, der in Vorführungen nie vorkommt, ist der Teil, der am längsten dauert. Ein Assistent, der Ihre Auftragslage nicht kennt, ist ein Chatfenster. Ein Agent ohne Schreibrecht im Ticketsystem erzeugt einen Text, den jemand von Hand überträgt.

Woran Sie es merken: Ein Pilot, der nur mit hochgeladenen Dateien funktioniert. Ein Werkzeug, das als Insel neben dem ERP steht und nach dem dritten Monat nicht mehr geöffnet wird. Ergebnisse, die in einem Fenster entstehen und in einem anderen abgetippt werden. Eine Lizenz, die bezahlt wird, und ein Nutzen, den niemand belegen kann.

Der Nutzen entsteht an der Stelle, an der ein System etwas liest oder schreibt, das vorher ein Mensch gelesen oder geschrieben hat. Alles davor ist Vorführung.

Warum kein Systemwechsel

Die IT-Landschaft im Mittelstand ist gewachsen: ein ERP, das seit vielen Jahren läuft und an vielen Stellen angepasst wurde, ein CRM in der Cloud, ein Ticketsystem, eine Zeiterfassung, dazu Excel-Dateien und geteilte Postfächer, die niemand als System zählt und die trotzdem welche sind.

Ein Projekt, das mit dem Austausch eines Kernsystems beginnt, ist kein KI-Projekt mehr, sondern eine Migration mit KI am Ende. Sie dauert Jahre, sie bindet die Leute, die den Betrieb kennen, und sie beantwortet die Frage nicht, die am Anfang stand. Wir bauen deshalb in dem, was da ist, damit nichts davon eine Insellösung bleibt.

Wie wir vorgehen

1. Bestandsaufnahme. Welche Systeme berührt der Vorgang tatsächlich? In der Regel mehr, als genannt werden, weil eine Excel-Datei und ein geteiltes Postfach selten als System gelten.
2. Je System festlegen, was gelesen und was geschrieben werden darf, und mit welchem Zugang. Zugänge laufen auf Ihre Organisation und haben nur die Rechte, die der Zweck braucht.
3. Den Weg wählen. Schnittstelle vor Export, Export vor Oberfläche. Eine dokumentierte Schnittstelle ist stabil und wartungsarm. Ein Datenbank- oder Dateiexport ist meist nur lesend, reicht aber für vieles. Die Automatisierung an der Oberfläche funktioniert, bricht aber bei jedem Update des Zielsystems und kostet dauerhaft Pflege. Sie steht am Ende, nicht am Anfang.
4. Die Felder abbilden. Was im ERP Position heißt, heißt im CRM Artikel. Die Kundennummer hat im einen System führende Nullen, im anderen nicht. Diese Übersetzung ist die eigentliche Arbeit, und sie steht schriftlich.
5. Protokollieren, damit nachvollziehbar bleibt, wer was wann geschrieben hat, und damit sich eine Schreibung zurücknehmen lässt.
6. Stufenweise scharf schalten. Erst nur lesen. Dann schreiben in ein einzelnes Feld oder einen Status. Dann der ganze Vorgang. Ein Testsystem, wenn es eines gibt; wenn nicht, ein Weg, der ohne auskommt.

Ein Beispiel: die Serviceanfrage

Weber Sanitärgroßhandel, ein Betrieb in Nordrhein-Westfalen, bekommt Serviceanfragen per E-Mail und Telefon. Das Ticketsystem läuft in der Cloud. Das ERP mit dem Kundenstamm hat keine dokumentierte Schnittstelle, aber einen Datenbankzugang. Die Preisliste pflegt der Vertrieb in Excel.

Ziel ist ein Assistent, der zu jeder Serviceanfrage im Ticketsystem den Kunden, seine offenen Aufträge und die letzte Lieferung anzeigt und eine Antwort vorschlägt. Die Anbindung sieht so aus: Das Ticketsystem wird über seine Schnittstelle gelesen und beschrieben, aber nur ein interner Kommentar und der Status. Das ERP wird über einen regelmäßigen, nur lesenden Export angebunden; geschrieben wird dort nichts. Die Excel-Preisliste wird eingelesen, bleibt aber, wo sie ist, weil der Vertrieb sie dort pflegt.

Der Antwortvorschlag landet als interner Kommentar am Ticket, nicht als Antwort an den Kunden. Die Sachbearbeiterin liest, ändert und schickt. Nach außen geht nichts ohne sie.

Voraussetzungen und Grenzen

Es braucht eine Person aus Ihrer IT oder Ihrem Systemhaus, die Zugänge einrichten darf, und Klarheit darüber, wem jedes System gehört. Wo der Vertrag mit dem Softwareanbieter Fremdzugriffe regelt, braucht es dessen Freigabe. Und wo Personaldaten berührt werden, gehört der Betriebsrat vor dem Bau an den Tisch.

Grenzen: Ein System, das kurz vor der Ablösung steht, binden wir nach dem Wechsel an, nicht davor. Anbieter, die Schnittstellen nur gegen Aufpreis freigeben, machen die Anbindung zur Kostenfrage, die vor dem Bau geklärt wird. Und eine Oberflächenautomatisierung ist ein Provisorium mit Pflegeaufwand, kein Dauerzustand.

Integration lohnt sich nicht als eigenes Projekt ohne Anwendungsfall dahinter. Eine Schnittstelle, durch die nichts fließt, ist Aufwand ohne Ertrag.

Abgrenzung zu den Nachbarleistungen

Integration ist selten ein eigenes Projekt. Sie ist der Teil von KI-Agenten, Prozessautomatisierung, Wissenssystemen und Voice-Agenten, an dem sich entscheidet, ob das Projekt trägt. Individualsoftware kommt ins Spiel, wenn eine Oberfläche fehlt, die kein vorhandenes System hat. Daten und Analytics braucht meist nur den lesenden Teil.

Der nächste Schritt

Welche Stufe Ihre Systeme zulassen, bewerten wir in der Potenzialanalyse je Kandidat mit, bevor ein Anwendungsfall zugesagt wird. Davor steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Bringen Sie die Liste Ihrer Systeme mit, auch die inoffiziellen.