Daten gehen einmal ins System und von dort weiter. Niemand überträgt Nummern von einem Fenster ins nächste.
Was Geld bewegt oder nach außen geht, wartet auf eine Freigabe. Bricht ein Schritt ab, hält der Ablauf an.
Was eine Regel entscheiden kann, entscheidet eine Regel. Das ist günstiger und lässt sich prüfen.
Der Ablauf steht aufgeschrieben und läuft auch, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
Der Auftrag steht im CRM, muss ins ERP, die Bestätigung per Mail an den Kunden. Dazwischen sitzt ein Mensch, der überträgt, mit Zahlendrehern.
Nur eine Kollegin weiß, in welcher Reihenfolge die Fenster bedient werden. Ist sie im Urlaub, stapeln sich die Vorgänge.
Ein Export bricht nachts ab, eine Freigabe liegt seit einer Woche. Es fällt auf, wenn der Kunde anruft.
Ablauf
Eine Rechnung kommt im Postfach an, Regeln prüfen sie gegen Bestellung und Lieferant, der Vorgang steht fertig im ERP. Dazwischen tippt niemand ab.
Regel oder KI?
Die meisten Schritte sind Wenn-dann: Nummer gleich, Betrag in Toleranz, Kunde bekannt. Ein KI-Schritt kommt nur dazu, wo Freitext, PDF oder Foto zu lesen ist.
Felder, Nummern, Beträge: Die Entscheidung lässt sich aufschreiben. Das ist günstiger, schneller und prüfbar.
Freitext, PDF, Foto oder Sprache. Eng begrenzt, mit Konfidenz und einer Schwelle, unter der ein Mensch übernimmt.
Dann ist es kein fester Ablauf mehr. Der Workflow bewegt die Daten, ein KI-Agent nimmt den einen Schritt mit Urteil.
Betrieb
Bricht ein Schritt ab, landet der Fall mit seinem Stand bei einer benannten Person. Eine Übersicht zeigt jeden Tag, was durchlief und was hängt.
Ansätze
Das Werkzeug folgt Ihrer Umgebung, nicht umgekehrt. Wichtiger als der Name sind Lizenzmodell, Datenstandort und die Frage, wer den Ablauf in drei Jahren noch versteht.
Selbst gehostet, Sustainable Use License
Managed, Cloud
Managed, Microsoft 365
Managed, Cloud, US-Anbieter
Prozess-Engine, BPMN
Im bestehenden System
Das übernimmt das System
Das übernimmt Ihr Team
45 %
der Unternehmen, die KI erwogen und nicht genutzt haben, nennen Inkompatibilität mit vorhandener Software und Systemen als Grund.
Quelle: Destatis, IKT-Erhebung 202544 %
nennen die Verfügbarkeit oder Qualität der Daten.
Quelle: Destatis, IKT-Erhebung 202526 %
der Unternehmen in Deutschland nutzten 2025 KI, 36 % bei 50 bis 249 Beschäftigten.
Quelle: Destatis, IKT-Erhebung 2025Eingang
Ihre Systeme
Integriert sich in Ihre Systeme
Workflow-Automatisierung
Regel oder KI? Unterscheidet sich der Weg je Fall, ist es ein KI-Agent. Häufig ist es die Mischform: Der Workflow bewegt die Daten, der Agent nimmt den einen Schritt mit Urteil.
Der Eingang ist ein PDF, ein Scan oder ein Foto? Dann liest Document Intelligence die Felder aus, die der Ablauf weiterreicht.
Ein System hat keine Schnittstelle, oder es geht um Rechte und Protokoll? Dann klärt die KI-Integration den Weg hinein.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden System. Jede Phase steht für sich, keine bindet Sie an die nächste.
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KI-Strategie für den Mittelstand: welche Ihrer Prozesse sich für KI eignen, was die Umsetzung kostet und einbringt, und wo sich der Aufwand nicht lohnt.
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KI-Pilot zum Festpreis: ein Anwendungsfall, fester Umfang, Abnahmekriterien vorab schriftlich. Gebaut in Ihren Systemen, getestet mit Ihren Daten.
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Betrieb von KI-Systemen: Hosting in Deutschland, Monitoring, Modell- und Prompt-Pflege, laufende Messung und der nächste Anwendungsfall auf derselben Basis.
Häufige Fragen
Die Fragen, die dazu fast immer kommen.
Ein fester Ablauf zwischen Ihren Systemen, der von selbst läuft: Ein Auslöser startet ihn, Regeln bestimmen die Schritte, und wo eine Freigabe nötig ist, wartet er auf einen Menschen. Fehlt etwas oder schlägt ein Schritt fehl, hält er an und meldet sich.
Wir richten n8n ein und betreiben es, und es ist unser Standard, wenn Abläufe in Deutschland oder auf Ihren eigenen Servern laufen sollen. Jeder Kunde bekommt eine eigene, selbst gehostete Instanz, in einem deutschen Rechenzentrum oder in Ihrer Infrastruktur. Wir bauen die Abläufe, versionieren sie als Datei und übernehmen auf Wunsch Updates, Überwachung und Pflege. Für interne Abläufe ist n8n frei nutzbar, einige Unternehmensfunktionen brauchen eine Lizenz.
Wenn Ihre Abläufe in Microsoft 365, SharePoint und Teams liegen, ist Power Automate meist näher. Beginnt und endet ein Ablauf im ERP, reicht dessen Workflow-Modul. Lange Prozesse mit vielen Beteiligten, Fristen und BPMN-Modell gehören in eine Workflow-Engine wie Camunda. Und wer Abläufe als bezahlten Dienst an Dritte anbieten will, darf das mit n8n laut Lizenz nicht.
Nicht immer. Ein großer Teil der Abläufe lässt sich mit Regeln automatisieren, und dann ist das die bessere Wahl: günstiger, schneller und nachvollziehbar. Einen KI-Schritt setzen wir nur dort, wo Freitext, Dokumente oder eine Einordnung im Spiel sind.
Das, was zu Ihrer Umgebung passt. Power Automate liegt nahe, wenn Sie in Microsoft 365 arbeiten; n8n, wenn der Betrieb auf eigenen Servern oder in Deutschland laufen soll; Make für schnelle Cloud-Abläufe. Wo keines passt, bauen wir den Ablauf als eigenen Dienst.
Die gibt es in jedem Betrieb. Wir prüfen der Reihe nach: dokumentierte Schnittstelle, Datenbank- oder Dateiexport, zuletzt Automatisierung an der Oberfläche. Die letzte Stufe ist die wartungsintensivste und steht deshalb am Ende.
Der Ablauf hält an, und der Fall landet mit seinem Stand bei einer benannten Person. Automatisierungen, die im Fehlerfall still weiterlaufen, erzeugen Arbeit, statt sie abzunehmen.
An einer Übersicht, die zeigt, was durchgelaufen ist, was hängt und wie lange etwas gedauert hat, und an einer Meldung, wenn ein Ablauf ausbleibt. Ohne diese Stelle fällt ein stehender Ablauf erst auf, wenn jemand anruft.
Ja. Betrieb in deutschen Rechenzentren oder in Ihrer Infrastruktur, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor dem ersten Datenfluss. KI-Schritte nur mit Modellzugängen, bei denen der Anbieter vertraglich zusichert, nicht auf Ihren Daten zu trainieren.
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