Großhandel · Vertrieb

Bestellungen landen im ERP, ohne dass jemand sie abtippt.

Auftragserfassung ohne Abtippen: Die KI legt Bestellungen aus Mail, PDF und Fax als Entwurf im ERP an. Ihr Innendienst gibt mit einem Klick frei.

Kostenloses ErstgesprächDiesen Fall besprechen
Bestellung BE-77412Haustechnik Krämer
  1. Kundenartikel PF-22-90Art. 310-2290zugeordnet
  2. Preis Pos. 7Kontrakt 4,35 €prüfen
  3. Positionen14 erkanntvollständig
Auftrag AU-26-10418ERP
KundeHaustechnik Krämer
BestellungBE-77412
Positionen14, davon 1 zur Prüfung
LieferterminDo., 09.10.
Zur Freigabe

Wo heute Zeit verloren geht.

  1. 77 %

    der Unternehmen faxen noch

    Bestellungen kommen weiter als Fax, PDF und Freitext in der Mail. Jedes Format muss jemand lesen und ins ERP übertragen.

    Bitkom, Presseinformation vom 17.06.2024

  2. Der Kunde schreibt seine Nummer, nicht Ihre

    Kundenartikelnummern, Herstellernummern, "wie letztes Mal". Wer erfasst, sucht in Listen und alten Aufträgen, bis die Position passt.

  3. Fehler fallen erst beim Kunden auf

    Ein Zahlendreher in der Menge oder der falsche Preis fällt erst auf, wenn die Ware falsch geliefert ist. Dann kosten Retoure und Gutschrift doppelt.

Ein Fall, Schritt für Schritt.

BestellungenPosteingang
  • Haustechnik Krämer07:52Bestellung BE-77412PDF, 14 PositionenPDF
  • Fax 0711 4471-2008:05Nachbestellung Baustellehandschriftlich, 6 PositionenFax
  • Elektro Brandt08:19wie letzte Woche, nur 20 statt 10Freitext in der MailFreitext

Bestellungen kommen, wie Kunden sie schicken.

Als PDF im Anhang, als Freitext in der Mail oder als Fax. Die KI liest das Bestellpostfach und erkennt, was eine Bestellung ist und was nicht.

Ihr Team entscheidet

Welche Postfächer und Faxnummern angebunden werden.

BE-77412.pdfSeite 1 von 2

Bestellung BE-77412

Bitte liefern Sie an die Baustelle Schulstraße 14, Anlieferung ab 7 Uhr.

Pos. 3: PF-22-90 Bogen 22 mm, 50 Stückerkannt

Pos. 7: KH-25 Kugelhahn, 12 Stück zu 4,10 €Preis

Die Ware muss komplett in einer Lieferung kommen.

Liefertermin: KW 41, spätestens DonnerstagTermin

Die KI liest jede Position aus.

Artikel, Menge, Einheit, Preis und Wunschtermin, auch aus Tabellen über mehrere Seiten und aus handschriftlichen Faxen. Was sie nicht sicher lesen kann, markiert sie.

Ihr Team entscheidet

Ab welcher Sicherheit eine Position ohne Rückfrage übernommen wird.

AbgleichBE-77412
  1. KundeHaustechnik Krämer, 10442gefunden
  2. Kundenartikel PF-22-90Art. 310-2290zugeordnet
  3. Preis Pos. 7Bestellung 4,10 €, Kontrakt 4,35 €prüfen
  4. Bestand14 von 14 Positionen am Lagerlieferbar

Vorschlag: Kontraktpreis übernehmen

Kunde, Artikel und Preis gegen das ERP.

Die KI findet den Kunden, ordnet Kundenartikelnummern Ihrem Artikelstamm zu, prüft den Preis gegen Kontrakt und Staffel und schaut auf den Bestand.

Ihr Team entscheidet

Wie mit Preisabweichungen und fehlendem Bestand umgegangen wird.

Auftrag AU-26-10418ERP
KundeHaustechnik Krämer
BestellungBE-77412
LieferadresseBaustelle Schulstraße 14
Positionen14, Pos. 7 zu 4,35 € (Kontrakt)
LieferterminDo., 09.10.
Zur Freigabe

Der Auftrag liegt als Entwurf im ERP.

Alle Positionen, Preise und der Liefertermin stehen im Auftrag. Der Innendienst prüft die markierte Position und gibt frei. Die Auftragsbestätigung wird wie gewohnt verschickt.

Ihr Team entscheidet

Ob der Auftrag so freigegeben wird.

Was es bringt und woran es anschließt.

Integriert sich in Ihre Systeme

Wer was übernimmt.

Das übernimmt die KI

  • Liest Bestellungen aus Mail, PDF und Fax
  • Ordnet Kundenartikelnummern zu
  • Prüft Preis, Bestand und Termin
  • Legt den Auftrag als Entwurf an

Das entscheidet Ihr Team

  • Klärt unklare Positionen mit dem Kunden
  • Entscheidet über Preisabweichungen
  • Gibt den Auftrag frei
  • Pflegt neue Kundenartikel ein

Für wen es passt.

Passt, wenn

  • Viele Bestellungen kommen per Mail, PDF oder Fax
  • Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern
  • Kontrakte, Preise und Bestand stehen im ERP
  • Der Innendienst tippt Bestellungen heute ab

Passt eher nicht, wenn

  • Fast alle Bestellungen kommen schon über EDI oder den Shop
  • Es kommen nur wenige Bestellungen am Tag

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen dazu.

Die Fragen, die zu diesem Anwendungsfall fast immer kommen.

Müssen unsere Kunden etwas umstellen?

Nein. Sie bestellen weiter per Mail, PDF oder Fax, in ihrem eigenen Format. Die KI passt sich an die Kunden an, nicht umgekehrt.

Was passiert bei einer Kundenartikelnummer, die die KI nicht kennt?

Sie schlägt die wahrscheinlichsten Artikel vor und markiert die Position. Bestätigt der Innendienst die Zuordnung, merkt sie sich diese für die nächste Bestellung.

Wir haben EDI für die großen Kunden. Passt das zusammen?

Ja. EDI bleibt, wie es ist. Die KI übernimmt die Bestellungen, die heute an EDI vorbei per Mail und Fax kommen, und legt sie im selben ERP an.

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