Woran Sie merken, dass die Auswahl fehlt
Die meisten Anfragen beginnen mit einer Technologie: Wir wollen etwas mit KI machen. Dann liegen drei Vorschläge auf dem Tisch, einer vom Vertrieb, einer von der IT, einer aus der Geschäftsführung, und niemand kann sagen, welcher davon Geld einbringt. Die Entscheidung wird vertagt. Oder es wird der Vorschlag gebaut, der am lautesten vertreten wurde.
Die Projekte, die später scheitern, scheitern fast nie am Modell. Sie scheitern am Prozess, der ausgewählt wurde: zu selten, zu individuell, zu schlecht dokumentiert oder mit Daten, die es so nicht gibt. Laut Bitkom Research nennen 30 % der Unternehmen ohne KI fehlende Use Cases als Hemmnis, und 54 % der Anwender schwer kalkulierbare Kosten. Genau diese beiden Fragen beantwortet die Potenzialanalyse, bevor ein Projekt Geld kostet.
Was eine KI-Potenzialanalyse ist und was nicht
Eine Potenzialanalyse ist keine Studie über Ihre Branche und kein Vortrag über Sprachmodelle. Sie ist ein Arbeitstag an Ihren echten Vorgängen, an dessen Ende eine Liste steht: welche Abläufe sich für KI eignen, was die Umsetzung je Ablauf kostet und einbringt, und welche Abläufe Sie besser lassen. Für einen Betrieb im Mittelstand ist diese Liste die KI-Strategie. Mehr Strategie braucht er selten, weniger reicht nicht.
Wie der Analysetag abläuft
Vor dem Tag steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Darin klären wir, ob der Tag für Sie sinnvoll ist und welche Abläufe wir uns ansehen sollten.
Am Tag selbst sitzen wir mit den Menschen zusammen, die die Arbeit machen, und einer Person, die entscheiden darf. Wir gehen zwei oder drei Vorgänge Schritt für Schritt durch, so wie sie tatsächlich laufen: das Angebot vom Eingang der Anfrage bis zum Versand, die Eingangsrechnung vom Postfach bis zur Buchung, die Serviceanfrage vom Anruf bis zur Rückmeldung. Nicht am Prozessdiagramm, sondern am Bildschirm der Sachbearbeiterin, samt der Ausnahmen, die in keinem Diagramm stehen.
Dabei sehen wir uns an, welche Daten wo liegen, welche Systeme sie halten und welche KI-Werkzeuge in Ihrem Haus bereits genutzt werden, freigegeben oder nicht.
Jeder Kandidat bekommt vier Größen: wie oft er vorkommt, wie lange er dauert, wie oft er schiefgeht und was es kostet, wenn er schiefgeht. Die Werte kommen aus Ihrem Betrieb, nicht aus einer Branchenstudie. Daraus folgt je Kandidat, was die Umsetzung kostet und was sie einbringt. Für den Mittelstand im Raum Düsseldorf und in Nordrhein-Westfalen kommen wir dafür in den Betrieb, sonst findet der Tag online statt.
Ein Beispiel: drei Kandidaten, zwei Ergebnisse
Ein Anlagenbauer, nennen wir ihn Brandt Anlagenbau, bringt drei Kandidaten mit: die Angebotserstellung, die Prüfung von Eingangsrechnungen und die Vorauswahl von Bewerbungen.
Die Angebotserstellung kommt täglich vor, bindet den Vertriebsleiter, weil nur er die Stücklisten kennt, und ein Fehler fällt erst beim Kunden auf. Die Daten liegen im ERP und in alten Angeboten. Der Kandidat trägt und steht auf der Roadmap oben, mit einer Grenze: Ein Agent schlägt Positionen vor, der Vertrieb gibt frei.
Die Rechnungsprüfung kommt ebenso oft vor, aber der größte Teil davon ist ein Abgleich mit der Bestellung, den eine Regel erledigt. Das ist ein Fall für Prozessautomatisierung, nicht für ein Modell. Er steht auf der Roadmap, mit einem anderen Werkzeug und einem kleineren Aufwand.
Die Vorauswahl von Bewerbungen kommt selten vor, die Kriterien stehen nirgends geschrieben, und ein KI-System, das über Bewerbende entscheidet, fällt nach EU AI Act in den Hochrisikobereich mit entsprechenden Pflichten. Der Kandidat kommt auf die Ausschlussliste, mit Begründung.
Was am Ende in der Hand liegt
- Eine priorisierte Roadmap: was wir zuerst angehen, was warten kann und wovon Sie besser die Finger lassen, mit Aufwand und Nutzen je Eintrag.
- Die Ausschlussliste. Die Prozesse, bei denen sich der Aufwand nicht rechnet, und warum nicht. Sie ist der Teil, der am meisten Geld spart.
- Die Datenfrage je Kandidat: Was liegt vor, was fehlt, was müsste erst gepflegt werden.
- Die Einstufung nach EU AI Act für jeden Kandidaten, mit Zweck, Datenquellen und Grenzen, bevor er gebaut wird.
- Die Bestandsaufnahme der KI-Nutzung in Ihrem Haus: was heute schon läuft, freigegeben oder nicht.
Die Roadmap ist so dokumentiert, dass auch ein anderer Dienstleister damit bauen kann. Sie sind danach nicht an uns gebunden.
Voraussetzungen und Grenzen
Der Tag braucht die Menschen, die den Prozess täglich machen, und eine Person, die entscheiden darf. Er braucht außerdem Zugang zu den Bildschirmen, an denen gearbeitet wird, nicht nur zu einer Präsentation darüber. Eine Geheimhaltungsvereinbarung schließen wir ab, bevor wir Ihre Unterlagen sehen.
Der Tag lohnt sich nicht, wenn Sie den ersten Anwendungsfall bereits kennen, ihn beschreiben können und die Daten dafür vorliegen. Dann bauen wir. Sagen Sie uns das im Erstgespräch, und wir überspringen den Schritt. Er lohnt sich auch nicht, wenn im Betrieb noch kein Ablauf oft genug vorkommt, dass eine Automatisierung ihn treffen könnte. Das ist bei sehr kleinen Betrieben mit stark wechselnden Aufträgen der Fall.
Was die Analyse nicht leistet: Sie ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung und keine Rechtsberatung. Sie benennt, wo eine nötig wird.
Abgrenzung zu den anderen Leistungen
Die Potenzialanalyse ist der Anfang, alles andere folgt daraus. KI-Agenten, Prozessautomatisierung, Voice-Agenten und Wissenssysteme sind die Werkzeuge, die auf der Roadmap stehen können. Daten und Analytics und Integration sind die Voraussetzungen, die die Roadmap je Kandidat prüft. Schulung und Enablement kommt dazu, sobald die erste Umsetzung läuft oder KI im Haus bereits benutzt wird.
Der nächste Schritt
Ein Erstgespräch von 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Darin sagen wir Ihnen, ob der Analysetag für Sie sinnvoll ist oder ob Sie ihn überspringen können. Bringen Sie den Ablauf mit, der Sie am meisten Zeit kostet.