Immobilien · Kundenservice

Das Postfach ist sortiert, bevor Ihr Team es öffnet.

Das Mieterpostfach sortiert die KI nach Anliegen, Objekt und Frist und entwirft Antworten aus Ihren Unterlagen. Gesendet wird, was Ihr Team geprüft hat.

Kostenloses ErstgesprächDiesen Fall besprechen
Verwaltungspostfachsortiert
  • Herr Albers08:02Kündigung meiner WohnungRosenweg 8, WE 05, Frist geprüftKündigung
  • Frau Roth08:10Zweiter HaustürschlüsselLindenallee 12, Antwort entworfenEntwurf
  • WEG Parkstraße 408:21Frage zum Beschluss Dachsanierungan WEG-VerwaltungEigentümer
Antwort an Frau RothEntwurf

Ihr zweiter Haustürschlüssel

Wir bestellen den Schlüssel beim Hersteller der Schließanlage.Schließplan

Die Kosten von 38,00 € trägt der Mieter.Mietvertrag § 9

Abholung im Büro nach etwa zwei Wochen.

Wo heute Zeit verloren geht.

  1. 30.000

    schriftliche Kontakte im Monat

    So viele Mails und Briefe gehen bei einem großen Wohnungsunternehmen monatlich ein. Bei kleineren Verwaltungen sind es weniger, aber auch weniger Leute, die sie lesen.

    trend., KI im Callcenter, Fall Vivawest, 2026

  2. 58 %

    der Mieter schreiben E-Mails

    Neben dem Telefon ist die Mail der zweite große Kanal zur Hausverwaltung. Dazu kommen Briefe, die zwei Drittel der Mieter noch nutzen.

    Bitkom, Presseinformation vom 23.01.2026

  3. Alles landet im selben Postfach

    Kündigung, Schlüsselbestellung, Eigentümerfrage und Handwerkerrechnung stehen nebeneinander. Fristen fallen erst auf, wenn jemand die Mail öffnet.

Ein Fall, Schritt für Schritt.

Verwaltungspostfach146 ungelesen
  • Herr Albers08:02Kündigung meiner WohnungSchreiben als PDF anbei
  • Frau Roth08:10Zweiter HaustürschlüsselWie lange dauert das?
  • WEG Parkstraße 408:21Frage zum Beschluss DachsanierungHerr Vogt, Eigentümer WE 3

Mails, Portal und Briefpost an einer Stelle.

Die KI liest das Verwaltungspostfach, Nachrichten aus dem Mieterportal und gescannte Briefe. Anhänge wie Kündigungsschreiben oder Fotos liest sie mit.

Ihr Team entscheidet

Welche Postfächer und Kanäle angebunden werden.

Verwaltungspostfachsortiert
  • Herr Albers08:02Kündigung meiner WohnungRosenweg 8, WE 05, zum 31.01.2027Kündigung
  • Frau Roth08:10Zweiter HaustürschlüsselLindenallee 12, WE 03Standard
  • WEG Parkstraße 408:21Frage zum Beschluss Dachsanierungan WEG-VerwaltungEigentümer

Anliegen, Objekt und Frist sind erkannt.

Die KI ordnet jede Nachricht Mieter, Objekt und Anliegen zu, prüft Fristen und legt sie beim zuständigen Team ab. Beschwerden und heikle Fälle markiert sie für Menschen.

Ihr Team entscheidet

Welche Anliegen es gibt und wer zuständig ist.

Antwort an Frau RothEntwurf

Ihr zweiter Haustürschlüssel

Sehr geehrte Frau Roth, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Wir bestellen den Schlüssel beim Hersteller der Schließanlage.Schließplan

Die Kosten von 38,00 € trägt der Mieter.Mietvertrag § 9

Abholung im Büro nach etwa zwei Wochen, wir melden uns.

Die Antwort steht im Entwurf.

Für Standardanliegen schreibt die KI die Antwort aus Mietvertrag, Hausordnung und Objektdaten und zeigt zu jeder Aussage die Quelle. Findet sie keine, sagt sie das.

Ihr Team entscheidet

Was in der Antwort steht und ob sie verschickt wird.

Vorgang M-26-2207Verwaltungssoftware
MieterHerr Albers
ObjektRosenweg 8, WE 05
AnliegenKündigung, Eingang 07.10.2026, Ende zum 31.01.2027
Frist3 Monate, geprüft
Nächster SchrittBestätigung, Abnahmetermin
Zur Freigabe

Vorgang angelegt, Antwort freigegeben.

Jede Nachricht landet als Vorgang in der Verwaltungssoftware, mit Objekt, Frist und nächstem Schritt. Ihr Team prüft den Entwurf und sendet mit einem Klick.

Ihr Team entscheidet

Wer den Vorgang übernimmt und wann er erledigt ist.

Was es bringt und woran es anschließt.

  • 70 %

    der Immobilienverwaltungen melden eine Überlastung ihrer Mitarbeitenden

    Quelle: VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025

  • 2 Min.

    statt rund 6 für eine Standardanfrage, wenn Zuordnung und Entwurf schon stehen

    Annahme für ein typisches Unternehmen

  • gleicher Tag

    für die erste Antwort auf Standardanliegen

    Annahme für ein typisches Unternehmen

Integriert sich in Ihre Systeme

Wer was übernimmt.

Das übernimmt die KI

  • Liest Mails, Portalnachrichten und Briefe
  • Erkennt Anliegen, Objekt und Frist
  • Legt beim zuständigen Team ab
  • Entwirft Antworten mit Quelle

Das entscheidet Ihr Team

  • Legt Anliegen und Zuständigkeiten fest
  • Prüft und sendet die Antworten
  • Bearbeitet Beschwerden und Konflikte
  • Entscheidet bei Kündigungen und Sonderfällen

Für wen es passt.

Passt, wenn

  • Viele Mails, Portalnachrichten und Briefe landen in einem Postfach
  • Objekte, Mieter und Zuständigkeiten stehen in der Verwaltungssoftware
  • Mietverträge und Hausordnungen liegen digital vor
  • Viele Anliegen wiederholen sich

Passt eher nicht, wenn

  • Sie verwalten nur wenige Einheiten
  • Mietverträge liegen nur als Papier im Ordner

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen dazu.

Die Fragen, die zu diesem Anwendungsfall fast immer kommen.

Antwortet die KI selbstständig?

Nur, wenn Sie das für einzelne Anliegen ausdrücklich wollen, etwa eine Eingangsbestätigung. Standard ist ein Entwurf, den Ihr Team prüft und sendet.

Kann die KI auch Briefe lesen?

Ja, wenn die Eingangspost gescannt wird. Sie liest auch Handschrift in den meisten Fällen. Was sie nicht sicher lesen kann, markiert sie zur Prüfung.

Wie lernt die KI unsere Zuständigkeiten?

Aus Ihren Regeln und der Verwaltungssoftware: welches Team welche Objekte und Anliegen betreut. Wo sie unsicher ist, legt sie in einen Klärungsordner statt zu raten.

Weitere Anwendungen

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Finden wir heraus, wo sich KI bei Ihnen auszahlt.

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