Der Agent nimmt ab, wenn niemand frei ist, in der Mittagspause oder nach Feierabend. Aus dem Klingeln wird ein Vorgang.
Liefertermin, Technikertermin, Bearbeitungsstand: Der Agent antwortet direkt aus dem System. Ihr Team führt die Gespräche, die es wirklich braucht.
Zusammenfassung, Transkript und Kategorie landen im CRM oder Ticketsystem. Kein Zettel, der verschwindet.
Im ersten Satz sagt der Agent, dass eine KI spricht und ob mitgeschrieben wird. Ohne Einwilligung keine Tonspur.
In Werkstatt, Lager oder Außendienst klingelt es ins Leere. Der Anrufer spricht nicht auf die Mailbox, er ruft beim Wettbewerber an.
Die Kollegin, die auch die Rechnungen macht, beantwortet den halben Tag Fragen nach Liefertermin, Technikertermin und Bearbeitungsstand.
Der Anruf wird angenommen, das Anliegen steht auf einem Zettel. Im System taucht es erst auf, wenn der Kunde wieder anruft.
Vom Anruf zum Vorgang
Der Agent klärt Name, Anliegen und Dringlichkeit und liest Ziffern zur Bestätigung zurück. Der Vorgang steht danach mit Transkript im System, und was eine Entscheidung braucht, geht mit Stand weiter.
Übergabe
Die Regeln für die Übergabe legen Sie fest, bevor der erste Anruf läuft. Niemand muss seine Geschichte zweimal erzählen.
Wasserschaden, Stillstand, Verletzung: Solche Anrufe gehen ohne Umweg an die Bereitschaft.
Ein Satz genügt. Je nach Uhrzeit verbindet der Agent durch oder setzt einen Rückruf mit Stand auf die Liste.
Versteht er eine Angabe nicht sicher oder geht es um Kulanz, Preise oder Zusagen, gibt er ab, statt zu raten.
Ansätze
Angebunden wird in jedem Fall per SIP an Ihre Anlage, ob 3CX, NFON, Placetel oder eine andere. Prüfen sollten Sie bei jedem Weg die Antwortzeit und das Verständnis auf Deutsch. Und für alle gilt: Hinweis auf die KI im ersten Satz, Aufzeichnung nur mit Einwilligung.
Unser Stack, Open Source, in Deutschland
Managed, spezialisierter Anbieter
Eigenbau auf der Modell-Schnittstelle
Erweiterung der bestehenden Software
Ohne KI, Tastenwahl oder Stichwort
Das übernimmt das System
Das übernimmt Ihr Team
rund 200 ms
Pause zwischen Frage und Antwort in Gesprächen, über zehn Sprachen hinweg. Daran misst sich der Agent.
Quelle: Stivers et al., PNAS 2009400 ms
Verzögerung auf der Leitung, ab der Sprache als inakzeptabel gilt. Die Denkzeit des Agenten kommt dazu.
Quelle: ITU-T Rec. G.11488 %
der KI-nutzenden Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen KI im Kundenkontakt ein.
Quelle: Bitkom, Künstliche Intelligenz in Deutschland, 2026Eingang
Ihre Systeme
Integriert sich in Ihre Systeme
KI-Telefonassistenten
Kommt das Anliegen per Mail oder Formular, ist es ein Fall für KI-Agenten. Gleicher Aufbau, anderer Kanal.
Läuft nach dem Anruf nur ein fester Ablauf, etwa Bestätigung und ERP-Eintrag, reicht Workflow-Automatisierung.
Soll der Agent aus Handbüchern oder Bedingungen antworten, mit Quelle, kommt ein Wissenssystem dazu.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden System. Jede Phase steht für sich, keine bindet Sie an die nächste.
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KI-Strategie für den Mittelstand: welche Ihrer Prozesse sich für KI eignen, was die Umsetzung kostet und einbringt, und wo sich der Aufwand nicht lohnt.
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KI-Pilot zum Festpreis: ein Anwendungsfall, fester Umfang, Abnahmekriterien vorab schriftlich. Gebaut in Ihren Systemen, getestet mit Ihren Daten.
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Betrieb von KI-Systemen: Hosting in Deutschland, Monitoring, Modell- und Prompt-Pflege, laufende Messung und der nächste Anwendungsfall auf derselben Basis.
Häufige Fragen
Die Fragen, die dazu fast immer kommen.
Die Gesprächsminute kostet in unserer Beispielrechnung aus Listenpreisen etwa 4 bis 11 US-Cent, fertige Abo-Produkte liegen zwischen 50 und mehreren hundert Euro im Monat. Mehr als die Minuten kosten meist die Anbindung an Ihre Software, die Pflege der Antworten und der Betrieb. Die Rechnung im Detail steht in unserem Blogbeitrag zu Kosten und Recht.
Ja. Nach Art. 50 des EU AI Act, anwendbar seit 2. August 2026, muss das spätestens bei der ersten Interaktion klar sein. Der Hinweis steht deshalb im ersten Satz, nicht im Kleingedruckten. Wir bauen keinen Agenten, der menschlich wirken soll, sondern eine Auskunft, die schnell zum Punkt kommt.
Nur mit Zustimmung aller Beteiligten. Das Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung ist nach § 201 StGB strafbar. Der Agent sagt es zu Beginn an und verbindet weiter, wenn jemand nicht will. Oft reicht eine Mitschrift ohne gespeicherte Tonspur.
Er gibt ab: an eine Person, die Bereitschaft, eine Rückrufliste oder die Mailbox, je nach Ihrer Regel. Wer eine Person verlangt, bekommt eine.
Bei Standarddeutsch und ruhiger Leitung gut, bei starkem Dialekt, Hallenlärm oder Artikelnummern deutlich schlechter. Deshalb testen wir vor dem Bau an Ihren eigenen Aufnahmen und lassen Ziffern zurücklesen.
Im Gespräch erwarten Menschen eine Antwort nach Sekundenbruchteilen. Spracherkennung, Modell und Sprachausgabe brauchen zusammen etwas länger. Wir messen die Antwortzeit im Betrieb und halten sie so kurz, dass das Gespräch nicht stockt.
Dort, wo der Vorgang ohnehin liegt: im CRM am Kontakt, im Ticketsystem am Fall. Ein Protokoll, das nur als Datei existiert, wird nicht gelesen.
Ja. Verarbeitung in deutschen Rechenzentren oder Ihrer Infrastruktur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und nur Modellzugänge ohne Training auf Ihren Daten. Sprachaufnahmen sind personenbezogene Daten, die Aufbewahrungsfrist steht vor dem ersten Gespräch fest.
Der nächste Schritt
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
