Immobilien · Finanzen & Verwaltung

Jede Abrechnung geprüft, bevor der erste Mieter fragt.

Nebenkostenabrechnungen prüft die KI gegen Mietvertrag, Umlageschlüssel und Belege und entwirft Antworten auf Mieterfragen. Die Buchhaltung gibt frei.

Kostenloses ErstgesprächDiesen Fall besprechen
PrüfungLindenallee 12, WE 07
  1. Hauswartenthält Reparatur, anteilig 96,00 €nicht umlagefähig
  2. Müllabfuhr+18 % zum VorjahrGebührenbescheid
  3. UmlageschlüsselWohnfläche, wie Mietvertragpasst
RückfrageWE 07
  1. Frau Kaya

    Warum ist die Müllabfuhr 18 % teurer als im letzten Jahr?

  2. Die Stadt hat die Abfallgebühren zum 1. Januar 2025 erhöht. Ihr Anteil steigt von 242,50 € auf 286,10 €.

    Gebührenbescheid Abfall 2025

Wo heute Zeit verloren geht.

  1. 50 %

    Abrechnungen mit Fehlern

    Jede zweite Betriebskostenabrechnung enthält Fehler, schätzt der Deutsche Mieterbund. Jeder Fehler kostet doppelt: erst den Widerspruch, dann die Korrektur.

    Mieterverein zu Hamburg, Schätzung des Deutschen Mieterbunds

  2. 12 Monate

    Frist für Abrechnung und Einwand

    Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, Einwände sind ebenso lange möglich. Für alle Einheiten gleichzeitig.

    § 556 Abs. 3 BGB

  3. Die Fragen kommen alle auf einmal

    Nach dem Versand fragen Mieter per Mail und Telefon nach Schlüssel, Heizkosten und Nachzahlung. Jede Antwort braucht den Blick in Belege und Vertrag.

Ein Fall, Schritt für Schritt.

Rechnung Hausmeisterservice BergLindenallee 12

Rechnung Nr. 2025-0931, Jahresabrechnung

Hauswartdienste Januar bis Dezember 2025, 9.480,00 €

Treppenhausreinigung wöchentlich, 2.760,00 €

Reparatur Dachrinne und Türschließer, 1.740,00 €Reparatur

Winterdienst nach Einsatz, 610,00 €

Gesamt 14.590,00 €, zahlbar binnen 14 Tagen.

Belege, Bescheide und Vertrag an einer Stelle.

Die KI liest Rechnungen, Gebührenbescheide, die Abrechnung des Messdienstes und die Mietverträge und ordnet jede Position dem Objekt und der Kostenart zu.

Ihr Team entscheidet

Welche Belege und Verträge die Grundlage sind.

PrüfungWE 07, 2025
  1. UmlageschlüsselWohnfläche 68,4 von 1.240 m²passt
  2. Hauswartenthält Reparatur, anteilig 96,00 €nicht umlagefähig
  3. Müllabfuhr+18 % zum VorjahrGebührenbescheid
  4. Versandbis 31.12.2026fristgerecht

1 Korrektur für die Buchhaltung

Jede Position gegen Vertrag, Schlüssel und Vorjahr.

Die KI prüft, ob eine Kostenart laut Mietvertrag umlagefähig ist, ob der Schlüssel stimmt und wo sich Beträge gegenüber dem Vorjahr auffällig ändern. Jede Markierung zeigt den Beleg.

Ihr Team entscheidet

Was korrigiert wird und was so bleibt.

RückfrageFrau Kaya, WE 07
  1. Frau Kaya

    Warum ist die Müllabfuhr 18 % teurer als im letzten Jahr?

  2. Die Stadt hat die Abfallgebühren zum 1. Januar 2025 erhöht. Ihr Anteil steigt von 242,50 € auf 286,10 €. Den Bescheid füge ich bei.

    Gebührenbescheid Abfall 2025, S. 2

Rückfragen mit Position und Beleg.

Fragt ein Mieter nach, findet die KI die Position, den Beleg und die Rechnung dahinter und schreibt eine verständliche Antwort. Bei Widersprüchen oder Unklarheiten gibt sie an die Buchhaltung.

Ihr Team entscheidet

Welche Antworten ohne Prüfung rausgehen dürfen.

Korrektur WE 07Abrechnung 2025
PositionHauswart
Korrektur-96,00 €
BegründungReparatur Dachrinne und Türschließer ist nicht umlagefähig
Nachzahlung bisher231,40 €
Nachzahlung neu135,40 €
Zur Freigabe

Die Korrektur liegt zur Freigabe bereit.

Was nicht umlagefähig ist, nimmt die KI als Korrekturvorschlag mit Begründung auf. Die Buchhaltung prüft, bucht und verschickt die korrigierte Abrechnung.

Ihr Team entscheidet

Ob korrigiert wird und was der Mieter erhält.

Was es bringt und woran es anschließt.

  • 2,67 €

    Betriebskosten je m² und Monat zahlten Mieter 2024 im Schnitt

    Quelle: Deutscher Mieterbund, Betriebskostenspiegel

  • rund 50 %

    der Rückfragen lassen sich mit Position und Beleg ohne Recherche beantworten

    Annahme für ein typisches Unternehmen

  • 1 Tag

    statt einer Woche bis zur Antwort auf eine Rückfrage

    Annahme für ein typisches Unternehmen

Integriert sich in Ihre Systeme

Wer was übernimmt.

Das übernimmt die KI

  • Ordnet Belege Objekt und Kostenart zu
  • Prüft Umlagefähigkeit, Schlüssel und Vorjahr
  • Beantwortet Rückfragen mit Beleg als Entwurf
  • Bereitet Korrekturen mit Begründung vor

Das entscheidet Ihr Team

  • Legt fest, was umgelegt wird
  • Gibt Korrekturen und Antworten frei
  • Bearbeitet Widersprüche und Streitfälle
  • Verantwortet die Abrechnung gegenüber Mietern und Eigentümern

Für wen es passt.

Passt, wenn

  • Sie erstellen jedes Jahr viele Betriebskostenabrechnungen
  • Belege, Bescheide und Werte des Messdienstes liegen digital vor
  • Die Mietverträge mit den vereinbarten Kostenarten sind auffindbar
  • Nach dem Versand kommen viele Rückfragen auf einmal

Passt eher nicht, wenn

  • Sie verwalten nur wenige Einheiten
  • Ein Dienstleister erstellt die Abrechnung und Sie sehen die Belege nicht
  • Belege liegen nur auf Papier und werden nicht gescannt

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen dazu.

Die Fragen, die zu diesem Anwendungsfall fast immer kommen.

Erstellt die KI die Abrechnung?

Nein. Die Abrechnung entsteht weiter in Ihrer Verwaltungssoftware. Die KI prüft sie vor dem Versand und beantwortet danach die Rückfragen.

Woher weiß die KI, was umlagefähig ist?

Aus der Betriebskostenverordnung und Ihren Mietverträgen. Was im Vertrag nicht vereinbart ist oder als Reparatur oder Verwaltung erkennbar ist, markiert sie mit Begründung. Die Entscheidung trifft Ihre Buchhaltung.

Was ist mit der Heizkostenabrechnung des Messdienstes?

Die KI übernimmt die Werte des Messdienstes und prüft sie auf Plausibilität, etwa Sprünge im Verbrauch oder fehlende Zähler. Die Messung selbst bleibt beim Messdienst.

Weitere Anwendungen

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