Immobilien · Kundenservice

Jeder Mieteranruf wird angenommen. Auch abends und am Wochenende.

Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Mieteranruf an und legt den Vorgang in Ihrer Verwaltungssoftware an. Notfälle gehen sofort an den Bereitschaftsdienst.

Kostenloses ErstgesprächDiesen Fall besprechen
Vorgang T-26-1042Verwaltungssoftware
AnruferHerr Brandt
ObjektRosenweg 8, WE 03
AnliegenHeizung im ganzen Haus kalt seit gestern Abend
Einstufungdringend, Heizperiode
Rückrufheute bis 10:00
An Haustechnik
TelefonassistentAnruf 08:05
Herr Brandt00:42
  1. Herr BrandtBei uns ist seit gestern Abend die Heizung kalt, im ganzen Haus.
  2. AssistentDanke, Herr Brandt. Ich habe den Ausfall für Rosenweg 8 an die Haustechnik gegeben. Sie bekommen heute bis 10 Uhr einen Rückruf.

Wo heute Zeit verloren geht.

  1. 82 %

    Das Telefon bleibt der Hauptkanal

    Mehr als acht von zehn Mietern erreichen ihre Verwaltung per Anruf. Apps und Portale nutzt nur ein Prozent. Wer nicht abnimmt, bekommt denselben Anruf zweimal.

    Bitkom, Presseinformation vom 23.01.2026

  2. 29 %

    Nur wenige Mieter sind ganz zufrieden

    Weniger als ein Drittel der Mieter ist mit Erreichbarkeit, Termintreue und Reaktion auf Anfragen ihres Vermieters vollkommen zufrieden.

    Analyse & Konzepte, Servicemonitor Wohnen 2022

  3. Notfall und Routine in derselben Leitung

    Zwischen Fragen zur Mülltonne steckt der Rohrbruch. Nach Feierabend hört ihn nur die Bandansage, und am Montag ist der Schaden größer.

Ein Fall, Schritt für Schritt.

TelefonassistentAnruf 08:05
Herr Brandt00:42
  1. AssistentHausverwaltung, hier spricht der digitale Assistent. Unter welcher Adresse wohnen Sie?
  2. Herr BrandtRosenweg 8, zweiter Stock. Die Heizung ist seit gestern Abend kalt.
  3. AssistentBetrifft das nur Ihre Wohnung oder das ganze Haus?

Jeder Anruf wird angenommen.

Der Assistent meldet sich mit Ihrem Namen, sagt, dass ein Assistent spricht, und fragt nach Adresse, Wohnung und Anliegen. Er versteht freie Sprache; bei starkem Dialekt oder Lärm fragt er nach.

Ihr Team entscheidet

Zu welchen Zeiten der Assistent annimmt und was er sagen darf.

ZuordnungAnruf 08:05
  1. MieterHerr Brandt, Rufnummer bekannterkannt
  2. ObjektRosenweg 8, WE 03passt
  3. AnliegenHeizungsausfall, ganzes HausHaustechnik
  4. Offene Vorgänge2 weitere Anrufe aus dem Hauszusammenführen

Objekt, Mieter und Anliegen stehen fest.

Der Assistent gleicht Adresse und Rufnummer mit der Verwaltungssoftware ab, ordnet die Wohnung zu und erkennt das Anliegen. Offene Vorgänge zum selben Objekt zeigt er mit an.

Ihr Team entscheidet

Welche Anliegenarten es gibt und wer sie bearbeitet.

EinstufungNotfallkatalog
  1. HeizungsausfallOktober, ganzes Hausdringend
  2. Gefahr für Personenkeine Hinweisekein Notruf
  3. Bürozeitja, Haustechnik erreichbarintern

Vorschlag: Rückruf durch Haustechnik bis 10:00

Notfälle gehen sofort weiter.

Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Stromausfall im Treppenhaus: Nach Ihrem Notfallkatalog verbindet der Assistent direkt mit dem Bereitschaftsdienst. Bei Gasgeruch nennt er zuerst die Notrufnummer.

Ihr Team entscheidet

Was als Notfall gilt und wer Bereitschaft hat.

Vorgang T-26-1042Verwaltungssoftware
AnruferHerr Brandt
ObjektRosenweg 8, WE 03
ZusammenfassungHeizung im ganzen Haus kalt seit gestern Abend, 3 Anrufe aus dem Haus
Einstufungdringend
Rückrufheute bis 10:00
An Haustechnik

Der Vorgang liegt fertig in der Software.

Gesprächszusammenfassung, Objekt, Einstufung und Rückrufwunsch stehen im Vorgang. Der Mieter bekommt eine Bestätigung per SMS oder Mail. Ihr Team ruft zurück und muss nichts mehr erfragen.

Ihr Team entscheidet

Wer den Fall übernimmt und was dem Mieter zugesagt wird.

Was es bringt und woran es anschließt.

  • 500.000

    Anrufe in einem Jahr beim zentralen Kundenservice eines großen Wohnungsunternehmens

    Quelle: Vivawest, Der zentrale Kundenservice, 2020

  • 3 Min.

    weniger Nacharbeit je Anruf, weil Notiz und Vorgang schon angelegt sind

    Annahme für ein typisches Unternehmen

  • rund 40 %

    der Anrufe sind Standardfragen, die ohne Rückruf erledigt werden

    Annahme für ein typisches Unternehmen

Integriert sich in Ihre Systeme

Wer was übernimmt.

Das übernimmt die KI

  • Nimmt jeden Anruf an, auch nach Feierabend
  • Ordnet Mieter, Objekt und Anliegen zu
  • Erkennt Notfälle nach Ihrem Katalog
  • Legt den Vorgang mit Zusammenfassung an

Das entscheidet Ihr Team

  • Legt Notfallkatalog und Bereitschaft fest
  • Ruft zurück und löst das Anliegen
  • Entscheidet über Handwerker und Kosten
  • Klärt Beschwerden und heikle Fälle selbst

Für wen es passt.

Passt, wenn

  • Viele Mieter rufen an, auch nach Feierabend
  • Das Telefon ist für Ihre Mieter der Hauptkanal
  • Objekte und Mieter stehen in der Verwaltungssoftware
  • Es gibt einen Notfallkatalog und einen Bereitschaftsdienst, oder Sie legen beides fest

Passt eher nicht, wenn

  • Es kommen wenige Anrufe und Ihr Team nimmt sie gut an
  • Mieter melden sich fast nur schriftlich

Was es kostet

Feste Preise, klare Schritte.

Sie wissen vorher, was jeder Schritt kostet und was am Ende steht.

  • Empfohlener Einstieg

    Erstgespräch

    Kostenlos

    30 Minuten per Video

    • Wir klären Ihre Ausgangslage
    • Sie erfahren, ob sich eine KI-Strategie für Sie lohnt
    • Unverbindlich, mit einem konkreten nächsten Schritt
    Kostenloses Erstgespräch

  • KI-Strategie

    1.990 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Ein Workshop-Tag an echten Vorgängen
    • Rechnung mit Ihren Zahlen für die besten Anwendungen
    • Vorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter

    Geld-zurück-Garantie: drei Fälle, die sich rechnerisch mit Ihren Zahlen in 12 Monaten amortisieren, sonst Geld zurück.

    KI-Strategie anfragen

  • Pilot mit einer Anwendung

    ab 5.000 €zzgl. MwSt.

    Festpreis

    • Auf Ihren Daten, in Ihrem Ablauf
    • Abnahmekriterien vorab schriftlich
    Pilot anfragen

Alle Preise netto. Der Betrieb danach kostet ab 20 % des Projektpreises im Jahr, monatlich kündbar. Code und Daten gehören Ihnen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen dazu.

Die Fragen, die zu diesem Anwendungsfall fast immer kommen.

Merken Mieter, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, und das sollen sie. Der Assistent sagt zu Beginn, dass ein digitaler Assistent spricht. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird in der Bürozeit weiterverbunden oder bekommt einen Rückruf.

Was passiert bei Gasgeruch oder anderen Gefahren?

Dann nennt der Assistent zuerst die Notrufnummer und die Sofortmaßnahmen aus Ihrem Notfallkatalog und verständigt danach den Bereitschaftsdienst. Er gibt keine technischen Ratschläge, die über Ihre Vorgaben hinausgehen.

Werden die Gespräche aufgezeichnet?

Nur, wenn Sie das wollen und der Anrufer zustimmt. Standard ist eine schriftliche Zusammenfassung im Vorgang. Wir betreiben die Lösung in deutschen Rechenzentren und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Weitere Anwendungen

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