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Prozessautomatisierung über ERP, CRM und Postfach hinweg

Ein Auftrag im CRM landet automatisch im ERP, die Bestätigung geht direkt per E-Mail raus, ganz ohne manuelle Übertragung. Dahinter steckt ein System, das ERP, CRM, E-Mail und Ihre Fachanwendungen verbindet.

Woran Sie es merken

Kaum ein Ablauf im Mittelstand lebt in einem System. Eine Anfrage kommt per Mail, der Vorgang gehört ins CRM, die Kalkulation steht im ERP, der Beleg muss in die Buchhaltung. Jede dieser Grenzen wird heute von einem Menschen überquert, der Daten liest und an anderer Stelle wieder eintippt.

Woran Sie es merken: Die Auftragsbestätigung geht erst am nächsten Tag raus, weil die Kollegin, die im ERP anlegt, nachmittags nicht da ist. Zahlendreher in Kundennummern. Ein Vorgang, der in drei Systemen drei verschiedene Stände hat. Und eine Vertretungsregel, die im Urlaub nicht greift, weil nur eine Person weiß, in welcher Reihenfolge die Fenster bedient werden.

Diese Arbeit taucht in keiner Auswertung auf, weil sie niemandem als Aufgabe zugewiesen ist. Sie ist trotzdem da, jeden Tag, und sie ist die Stelle, an der Fehler entstehen. Genau dort fangen wir an: da, wo Ihre Teams die meiste Zeit verlieren.

Was automatisiert wird und was nicht

Ihre Systeme bleiben, wie sie sind. Automatisiert wird der Weg zwischen ihnen. Ein Ablauf wird als Ganzes beschrieben: Auslöser, Schritte, Bedingungen, Freigaben, Fehlerfall. Ein Auftrag im CRM landet im ERP, die Bestätigung geht per E-Mail raus, und niemand überträgt etwas von Hand.

Was sich regelhaft entscheiden lässt, entscheidet eine Regel: Liegt zur Rechnung eine Bestellung mit gleicher Nummer und gleichem Betrag vor, ja oder nein. Was Beurteilung braucht, etwa welches Anliegen in einer E-Mail steckt oder welche Position auf das Angebot gehört, übernimmt ein Modell und markiert, wie sicher es ist.

Zwischen beidem verläuft die Grenze, die den Fall trägt oder scheitern lässt. Ein Modell für eine Aufgabe, die eine Regel kann, ist teuer und unzuverlässig. Eine Regel für eine Aufgabe, die Beurteilung braucht, ist eine Ausnahmeliste, die nie fertig wird.

Wie wir vorgehen

  1. Den Ablauf aufnehmen, wie er tatsächlich läuft, am Bildschirm der Person, die ihn macht, samt der Ausnahmen, die in keinem Diagramm stehen.
  2. Systeme anbinden. Schnittstelle vor Export, Export vor Oberfläche. Die Zugänge laufen auf Ihre Organisation und haben nur die Rechte, die der Schritt braucht.
  3. Freigaben setzen, dort wo etwas nach außen geht oder Geld bewegt. Der Ablauf schlägt vor, Ihr Team entscheidet.
  4. Fehlerfälle benennen. Jeder Abbruch hat eine Person und einen Stand.
  5. Eine Übersicht bauen, an der sichtbar ist, was läuft, was hängt und wie lange es dauert.
  6. Parallel laufen lassen. Der Ablauf läuft zuerst neben dem Handbetrieb, und die Ergebnisse werden verglichen. Erst wenn sie übereinstimmen, wird umgestellt. Danach der Betrieb, so lange Sie das bei uns wollen.

Ein Beispiel: die Eingangsrechnung

Reuter Verpackungen, ein Hersteller im Raum Düsseldorf, bekommt Lieferantenrechnungen per E-Mail in ein Buchhaltungspostfach. Bisher öffnet eine Kollegin jede Mail, speichert den Anhang, sucht die Bestellung im ERP, vergleicht Positionen und Beträge, tippt die Rechnung ein und legt sie dem Einkauf zur Freigabe vor. Ist sie krank, stapeln sich die Mails.

Automatisiert sieht es so aus: Die Rechnung kommt ins Postfach. Ein Modell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Positionen aus dem Anhang und gibt an, wie sicher es sich bei jedem Feld ist. Eine Regel sucht die Bestellung im ERP. Stimmen Lieferant, Positionen und Betrag innerhalb der Toleranz überein, entsteht der Buchungsvorschlag im ERP, der Beleg hängt daran, und die Freigabe geht an die zuständige Person, die sie mit einem Klick erteilt. Weicht etwas ab, geht der Fall mit der Abweichung an den Einkäufer, der bestellt hat. Kann das Modell ein Feld nicht sicher lesen, bleibt der Fall stehen und landet mit seinem Stand in der Klärungsliste. Nichts wird still gebucht, und nichts geht ohne Freigabe an die Bank.

Voraussetzungen und Grenzen

Der Ablauf muss beschreibbar sein. Wenn in einem Betrieb jeder Fall anders ist, gibt es keinen Ablauf zum Automatisieren, sondern eine Reihe von Einzelentscheidungen. Es braucht einen Weg in jedes beteiligte System hinein; Systeme ohne Schnittstelle sind Aufwand, kein Ausschluss. Und es braucht eine benannte Person, die die Klärungsliste betreut. Eine Automatisierung ohne Zuständigen für den Fehlerfall ist nach dem ersten Feiertag ein Stau.

Sie lohnt sich nicht bei seltenen Abläufen, dann bleibt es Handarbeit. Sie lohnt sich nicht unmittelbar vor einem Systemwechsel, dann bauen wir nach dem Wechsel. Und sie lohnt sich nicht, wenn jeder Fall eine echte fachliche Entscheidung braucht. Das ist ein Fall für einen Agenten.

Abgrenzung zu den Nachbarleistungen

  • KI-Agenten: Die Fälle unterscheiden sich, und jeder braucht Fachwissen. Der Agent entscheidet je Fall, welche Werkzeuge er benutzt. Die Automatisierung führt einen festen Ablauf aus.
  • Integration: die Anbindung selbst, also der Weg in ein System hinein. Sie ist Teil jeder Automatisierung.
  • Individualsoftware: wenn der Ablauf eine eigene Oberfläche braucht, die kein vorhandenes System hat.
  • Daten und Analytics: wenn die Frage nicht lautet, wie der Beleg ins ERP kommt, sondern was die Belege über den Betrieb sagen.

Der nächste Schritt

Welcher Ihrer Abläufe trägt, klären wir in der Potenzialanalyse, bevor gebaut wird. Davor steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Bringen Sie den Ablauf mit, bei dem heute am meisten abgetippt wird.

Häufige Fragen

Ist das dasselbe wie Prozessautomatisierung?
Ja. Prozessautomatisierung ist das Ziel, Multi-Plattform ist die Bedingung. Kaum ein Ablauf im Mittelstand lebt in einem einzigen System, deshalb muss die Automatisierung über ERP, CRM, Postfach und Fachanwendung hinweg arbeiten. Sonst bleibt an jeder Systemgrenze wieder ein Mensch stehen, der überträgt.
Brauchen wir dafür neue Software?
Nein. Ihre Systeme bleiben, wie sie sind. Automatisiert wird der Weg zwischen ihnen, und der liegt heute in der Regel bei Menschen, die Daten von einem Fenster ins nächste übertragen.
Was ist mit Systemen ohne Schnittstelle?
Die gibt es in jedem Betrieb. Dann prüfen wir der Reihe nach: dokumentierte Schnittstelle, Datenbank- oder Dateiexport, und erst zuletzt Automatisierung an der Oberfläche. Die letzte Stufe ist die wartungsintensivste, deshalb steht sie am Ende und nicht am Anfang.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Der Ablauf hält an, und der Fall landet zur Klärung bei einer benannten Person, mit dem Stand, an dem er stehen geblieben ist. Automatisierungen, die im Fehlerfall still weiterlaufen, erzeugen Arbeit, statt sie abzunehmen.
Wie merken wir, dass es läuft?
An einer Übersicht, die zeigt, was durchgelaufen ist, was hängt und wie lange etwas gebraucht hat. Ohne diese Stelle fällt ein stehengebliebener Ablauf erst auf, wenn jemand anruft.
Bleiben unsere Daten bei uns?
Ja. Verarbeitung in deutschen Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Infrastruktur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bevor Daten fließen. Wir setzen nur Modellzugänge ein, bei denen der Anbieter vertraglich zusichert, Ihre Daten nicht zum Training zu verwenden. Jeden Ablauf stufen wir nach EU AI Act ein und dokumentieren Zweck, Datenquellen und Grenzen, bevor er produktiv geht.
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